Gestão Inteligente de Documentos e Certificação ISO
Normatel Engenharia
Com mais de 3 mil colaboradores e projetos espalhados pelo Brasil, a Normatel Engenharia enfrentava dificuldades para gerenciar um grande volume de documentos de forma eficiente. Além disso, a obtenção e manutenção de certificações ISO exigiam processos organizados e rastreáveis. A TCenter implementou uma solução robusta, garantindo organização, segurança e colaboração eficiente em toda a empresa.
Desafios
- Alto volume de documentos dispersos, dificultando acesso e controle.
- Falta de uma estrutura digital que atendesse às exigências das auditorias para certificação ISO.
- Necessidade de uma solução colaborativa que permitisse a integração das equipes.
Solução
- Implementação do Office 365 com foco no uso avançado do SharePoint Online para centralização e organização de documentos.
- Adequação da estrutura digital às normas da certificação ISO, com fluxos de aprovação automatizados.
- Introdução de ferramentas como Microsoft Teams, Planner e Power BI para melhorar a colaboração e o monitoramento de projetos.
Resultados
- Documentação organizada, segura e acessível para auditorias e certificações.
- Processos de trabalho colaborativos, com maior eficiência entre equipes.
- Dados centralizados, permitindo análises estratégicas e acompanhamento de indicadores.
As melhorias
Redução no tempo necessário para organizar e acessar documentos.
Aumento na conformidade com os padrões ISO, facilitando auditorias e certificações.
Maior eficiência no trabalho em equipe com a adoção de ferramentas colaborativas.
Esses resultados foram alcançados por meio de uma abordagem que uniu tecnologia e processos otimizados. A TCenter trabalhou em estreita colaboração com a Normatel para mapear os requisitos da ISO e criar um ambiente digital integrado, seguro e eficiente.
Nossa abordagem
Fase 1
Diagnóstico Inicial
- Análise detalhada dos processos e mapeamento das necessidades para conformidade com a certificação ISO.
Fase 2
Planejamento Personalizado
- Estruturação de um plano para digitalizar e centralizar documentos, criar fluxos automatizados e implementar ferramentas de colaboração.
Fase 3
Implementação e Configuração
- Configuração do SharePoint Online para organização dos documentos e criação de fluxos automatizados para aprovação e revisão.
Fase 4
Acompanhamento e Treinamento
-
Treinamento das equipes para uso eficiente das novas ferramentas e monitoramento do uso para ajustes e melhorias contínuas.
Resultados
Documentação Centralizada
- Redução no tempo para localizar e acessar documentos.
- Organização estruturada no SharePoint, atendendo aos requisitos da ISO.
Conformidade com ISO
Conformidade aumentada, com processos automatizados e rastreáveis.
Colaboração Ampliada
Ferramentas como Teams e Planner integraram as equipes, resultando mais eficiência nas tarefas colaborativas.
Monitoramento Estratégico
Acompanhamento de indicadores e processos com Power BI, melhorando a tomada de decisões e a gestão de projetos.
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